1、工程技术保证资料是对建筑实物质量的真实写照，无论建筑原材料、构配件质量，还是分项工程质量评定资料都必须客观地反映实际施工状况。
2、建筑工程质量管理具有动态相关性，工程技术保证资料就成为预先控制的重要依据。我们可以根据数据来协调工作，准确地实现质量目标。
3、工程技术保证资料是核定工程质量等级的重要依据。验评标准要求，工程技术保证资料必须基本齐全。否则，视为不合格工程，不能交付使用。
㈠ 及时性
及时性是做好工程技术保证资料的前提。工程技术保证资料是对建筑实物质量情况的真实反映，因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时整理。同时，及时性还反映在施工企业内部质量的管理上。
“自检、互检和交接检”的质量管理体制要求工程技术保证资料的整理必须及时，这是施工时严格控制的“质量环”。
质量控制、进度控制和投资控制要求工程技术保证资料的整理必须及时，为控制提供可靠的依据。
二 准确性
准确性是做好工程技术保证资料的核心。工程技术保证资料的准确性取决于以下一些方面。
混凝土强度评定应明确验收批的概念，应区分不同的分部或施工段，正确运用统计和非统计评定方法。同时，在具体计算时，混凝土强度的平均值取一位有效位数，标准差取二位有效位数。
分项工程质量评定的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体，不能以“符合要求”、“满足规范”来概而论之。基本项目的每个子项的等级应按优良百分率确定，并且要用文字说明，不可随心所欲地以符号代替。分项工程质量等级应根据基本项目和允许偏差项目的百分率确定。
三 完整性
完整性是做好工程技术保证资料的基础。不完整的资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
要保证资料的完整性应做好以下几方面的工作。
1、应设专人及时收集有关工程资料。
2、应根据工程量、批量或批号收集有关工程资料。
3、总承包单位应向分包单位收集相关资料。
总之，工程技术保证资料必须基本齐全，除做到及时性（前提）、真实性（灵魂）、准确性（核心）、完整性（基础）以外，还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求：
1、资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。
2、分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。
3、凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损，图字清晰，并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。
4、对结构、形式、工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，另盖竣工图章后作为竣工图。
5、竣工图等资料整理时，必须按工程项目、专业类别和图号组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅。
6、图纸、隐蔽工程记录等重要资料，必须有碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件。
7、文字材料以a4纸为准，左边留出2．5厘米宽的装订线，应用棉线装订。